Τα όνειρα ζωντανεύουν στις Κυκλάδες

To φιλόδοξο στόχο για μείωση της γραφειοκρατίας κατά 25% μέχρι το 2012, που αντιμετωπίζουν μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις έχει θέσει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Στο πλαίσιο αυτού του σχεδίου, στις 28/01/2009 έβαλε σε εφαρμογή μία πρόταση για τη προώθηση της χρήσης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και αρχειοθέτησης εναρμονίζοντας και απλοποιώντας τους ευρωπαϊκούς κανονισμούς ΦΠΑ.

Η πρότασή της βασίζεται κυρίως σε συστάσεις από την εταιρεία PricewaterhouseCoopers (PwC), στα αποτελέσματα δημόσιας διαβούλευσης που διεξήχθη το 2008, καθώς και στις γνώμες εθνικών φορολογικών αρχών.

Όπως τονίζει η Ine Lejeune, συνεργάτης της PwC Belgium και Leader του τμήματος Global Indirect Taxes Network της PwC, η οποία είναι επικεφαλής της μελέτης, "Μία πλήρης μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση θα έφερνε έσοδα €18 δις στις Ευρωπαϊκές επιχειρήσεις, ως συνέπεια της απλοποίησης των διαδικασιών. Αυτό σημαίνει κυρίως να απαλλαγούμε από τους κανόνες που κατά την άποψή μας δεν προσφέρουν μεγαλύτερη προστιθέμενη αξία για τις αρχές και οι οποίες δημιουργούν στις επιχειρήσεις σημαντικές δυσκολίες. Η αποδοχή των συστάσεών μας από την Ε.Ε. θα ήταν πολύ καλά νέα για τις επιχειρήσεις. Η Ετήσια Παγκόσμια Έρευνα για τα Ανώτατα Διευθυντικά Στελέχη της PwC απεκάλυψε, ότι το 55% των Ανώτατων Στελεχών ανησυχούν πολύ για την υπερρύθμιση, ιδιαίτερα εν όψει της επισφαλούς οικονομικής κατάστασης".

Η PwC βοηθάει στο πιλοτικό πρόγραμμα της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την υλοποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και της ηλεκτρονικής παραγγελίας. Έχει δημιουργηθεί ένα πρωτότυπο και σύντομα θα μπει σε δοκιμαστική φάση με έναν αριθμό προμηθευτών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Μεγαλύτερη προσοχή δίνεται στην εκ νέου χρήση των προδιαγραφών και στην προτυποποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Σύμφωνα με έρευνα που διεξήγαγε η PwC σε 121 επιχειρήσεις, σχετικά με τη χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης σε κάθε ένα από τα μέλη - κράτη της Ε.Ε., τα αποτελέσματα παρουσιάζουν σημαντική αύξηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης σε σύγκριση με το 2005.

Οι επιχειρήσεις έχουν σημαντικά οφέλη, όπως η αποδοτικότητα και η εξοικονόμηση δαπανών. Τα κυριότερα εμπόδια συνεχίζουν να είναι η συμβατότητα με τα συστήματα πληροφορικής του πελάτη και του παρόχου και η θέληση για κοινούς κανόνες σε όλη την Ευρώπη. Το αποτέλεσμα είναι οι επιχειρήσεις να μην έχουν σαφή εικόνα για τους κανόνες που εφαρμόζονται σε κάθε χώρα.

Τα συμπεράσματα της έρευνας:

1. Οι ηλεκτρονικές ανταλλαγές τιμολογίων με τους υπάρχοντες Ευρωπαϊκούς κανόνες είναι δυνατές με τη βοήθεια του EDI (Electronic Data Interchange) ή της χρήσης ηλεκτρονικής υπογραφής. Τα μέλη - κράτη της Ε.Ε. μπορούν επίσης να επιτρέψουν άλλα μέσα επικοινωνίας, εάν η αυθεντικότητα και η ακεραιότητα των τιμολογίων είναι εγγυημένες. Παρόλο που αυτή η τελευταία εναλλακτική λύση δεν έχει υιοθετηθεί ή αναπτυχθεί σε όλα τα μέλη - κράτη της Ε.Ε. (π.χ. υπάρχει ανεπαρκές κανονιστικό πλαίσιο για να επιτραπεί κάτι τέτοιο στο Βέλγιο) φαίνεται ότι είναι πολύ σημαντική μέθοδος τιμολόγησης μεταξύ των επιχειρήσεων.

2. Πάνω από τις μισές επιχειρήσεις, που συμμετείχαν στην έρευνα, στέλνουν τα τιμολόγιά τους ηλεκτρονικά ενώ παράλληλα έχουν μία διαδικασία παραγωγής αντιγράφου, επειδή δεν είναι βέβαιοι ότι η ηλεκτρονική λύση είναι σύμφωνη με τη νομοθεσία του μέλους - κράτους. Για τους προμηθευτές αυτό περιλαμβάνει ένα ρίσκο, καθώς ο ΦΠΑ ενδεχομένως να καταβληθεί εις διπλούν και ο παράγοντας εξοικονόμησης δαπανών δεν επιτυγχάνεται ως αποτέλεσμα. Για τους πελάτες, επίσης, η δυνατότητα παρακράτησης του ΦΠΑ ενδεχομένως να τεθεί σε κίνδυνο. Τέλος, ο πελάτης μπορεί να είναι από κοινού υπεύθυνος για την καταβολή του ΦΠΑ, εάν ο προμηθευτής δεν το πράξει.

Εναρμόνιση των ηλεκτρονικών και των έντυπων τιμολογίων
Η PwC συνέταξε μία λίστα των δυσκολιών που οι επιχειρήσεις θεωρούν μεγαλύτερες αναφορικά με τους κανόνες που εφαρμόζονται για το ΦΠΑ σχετικά με την τιμολόγηση, καθώς και με τις ανάγκες των αρχών ΦΠΑ σε κάθε χώρα, ώστε να μπορούν να κάνουν αποδοτικό έλεγχο σχετικά με τη συμβατότητα της νομοθεσίας ΦΠΑ. Η PwC κάνει συστάσεις σχετικά με την εναρμόνιση και απλοποίηση της υπάρχουσας νομοθεσίας, έτσι ώστε να ενθαρρύνει την πλήρη μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Σε αυτό το πλαίσιο η PwC προτείνει, ότι οι ευκαιρίες τόσο για έκδοση ηλεκτρονικών όσο και έντυπων τιμολογίων πρέπει να είναι ίσες. Για παράδειγμα, οι επιχειρήσεις πρέπει να έχουν εκ των προτέρων συμφωνήσει να λαμβάνουν τιμολόγια ηλεκτρονικά. Η PwC προτείνει τη διαγραφή αυτής της προϋπόθεσης.

Η εναρμόνιση ηλεκτρονικών και έντυπων τιμολογίων απομακρύνει την ανάγκη για "παράλληλη έκδοση τιμολογίων", γεγονός που οδηγεί σε σημαντική περικοπή δαπανών. Για την αποστολή ηλεκτρονικών τιμολογίων η PwC προτείνει, ότι πρέπει να διακόψουμε τις τρεις μεθόδους ηλεκτρονικής ανταλλαγής, αλλά να εγγυηθούμε την αυθεντικότητα και ακεραιότητα των τιμολογίων μέσω της καλής τεκμηρίωσης των διαδικασιών. Αυτό θα μπορούσε να βασιστεί είτε σε τεχνολογικές λύσεις είτε σε άλλους αποδεκτούς εσωτερικούς ελέγχους. Και τα δύο θα ήταν δυνατά είτε χρησιμοποιώντας τις λύσεις τιμολόγησης της εταιρίας είτε χρησιμοποιώντας μία πλατφόρμα τιμολόγησης από τρίτους παρόχους. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν υιοθέτησε αυτή τη λύση για την τεκμηρίωση των διαδικασιών έτσι ώστε να εγγυηθεί την αυστηρή ισότητα μεταξύ ηλεκτρονικών και έντυπων τιμολογίων, γεγονός που δεν απαιτεί τέτοια τεκμηρίωση.

Η σύγχρονη νομοθεσία ΦΠΑ πρέπει να είναι σαφής
Στόχος η εναρμόνιση των νόμων σε κάθε χώρα της Ε.Ε. για το ΦΠΑ. Σχετικά με τις διασυνοριακές συναλλαγές θα πρέπει να εφαρμόζεται η νομοθεσία ΦΠΑ στη χώρα στην οποία είναι εγκατεστημένος ο προμηθευτής και από την οποία πραγματοποιείται η προμήθεια. Αυτό απομακρύνει μεγάλο μέρος της αβεβαιότητας. Για έναν προμηθευτή εκτός της Ευρωπαϊκής Ένωσης πρέπει να εφαρμόζεται η νομοθεσία της χώρας στην οποία είναι εγγεγραμμένος για ΦΠΑ.

Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση στη χώρα επιλογής

Η PwC προτείνει επίσης να είναι οι επιχειρήσεις υπεύθυνες να κρατάνε τα αρχεία τιμολόγησής τους και άλλα σχετικά έγγραφα όπου θέλουν. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να είναι υπεύθυνες να κοινοποιούν οτιδήποτε σε έναν τρίτο πάροχο, έτσι ώστε να επεξεργάζεται τα αρχεία στη χώρα της επιλογής τους. Παρ' όλα αυτά, πρέπει να υπάρχει γρήγορη πρόσβαση στην τεκμηρίωση.

Περισσότερες προτάσεις

Η PwC προτείνει ότι τα αγαθά και οι υπηρεσίες που παρέχονται θα πρέπει να τιμολογηθούν μέχρι τις 15 του μηνός μετά την παροχή της υπηρεσίας ή την παραλαβή τους.

Για τις προμήθειες σε ιδιώτες η PwC αποκαλύπτει, ότι τα τιμολόγια δε θα πρέπει να είναι υποχρεωτικά. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν υιοθέτησε την πρόταση αυτή, αλλά πρότεινε ως εναλλακτική λύση την υιοθέτηση ενός απλοποιημένου εγγράφου (όπως η απαίτηση της πληρωμής), η οποία υπόκειται σε λιγότερη γραφειοκρατία και ως εκ τούτου συμβάλλει στην περικοπή των δαπανών.

Ένα συνοπτικό τιμολόγιο που καλύπτει τις υπηρεσίες ή τα αγαθά που παρέχονται σε διάφορες ημερομηνίες πρέπει να υπόκειται στους ίδιους όρους όπως και ένα κανονικό τιμολόγιο ΦΠΑ. Αυτή τη στιγμή δεν πρόκειται για κάτι τέτοιο, γεγονός που καθιστά αναγκαία την ύπαρξη επιπρόσθετων συστημάτων. Η ομαδοποίηση πολλών υπηρεσιών που προσφέρονται σε ένα μήνα, για παράδειγμα, μειώνει τον αριθμό των τιμολογίων και ως εκ τούτου των δαπανών επεξεργασίας.

Η PwC προτείνει την εναρμόνιση της χρονικής διάρκειας για την οποία πρέπει να τηρούνται τα αρχεία τιμολόγησης.