Κάθε επιχείρηση, ανάλογα με τη φύση της δραστηριότητάς της και το μοντέλο λειτουργίας της, έχει διαφορετική διάρθρωση δαπανών. Ακόμη και επιχειρήσεις που ανήκουν στον ίδιο τομέα της οικονομίας είναι δυνατόν να εμφανίζουν εντελώς διαφορετική δομή λειτουργικού κόστους. Για παράδειγμα, δύο μικρές τουριστικές επιχειρήσεις ενοικιάσεως επιπλωμένων δωματίων, που έχουν την έδρα τους στο ίδιο νησί των Κυκλάδων, και η μία έχει εγκατεστημένους ηλιακούς θερμοσίφωνες ενώ η δεύτερη χρησιμοποιεί καυστήρες πετρελαίου για την παραγωγή ζεστού νερού. Το κόστος κατανάλωσης ενέργειας στις δύο αυτές, κατά άλλα ομοειδείς, επιχειρήσεις μπορεί να διαφέρει κατά αρκετές χιλιάδες ευρώ το χρόνο.

Οι επιχειρήσεις λοιπόν καλούνται να μελετήσουν πως διαμορφώνεται η αξία καθενός από τα στοιχεία του λειτουργικού τους κόστους από την αποτύπωσή τους στις οικονομικές/λογιστικές καταστάσεις.

Σε συνεργασία με τον λογιστή ή το στέλεχος της επιχείρησης που είναι αρμόδιο για τα οικονομικά, πρέπει να εξετάσουν το πως διαμορφώνονται τα διάφορα κέντρα κόστους της επιχείρησης. Προφανώς η εργασία αυτή είναι ευχερέστερη στην περίπτωση των επιχειρήσεων που τηρούν διπλογραφικά (Γ’ κατηγορίας) βιβλία. Για την περίπτωση των επιχειρήσεων που τηρούν απλογραφικά (Β’ Κατηγορίας) βιβλία, θα βοηθήσει η συστηματική αποτύπωση – παρακολούθηση των ταμειακών ροών και η συγκριτική παράθεση των στοιχείων κόστους που έχουν καταχωρηθεί στο Ε3.

Από τους δύο αυτούς πίνακες μπορεί να γίνει μια εκτίμηση της ποσόστωσης (ποσοστιαίας συμμετοχής) της κάθε κατηγορίας κόστους/δαπάνης στο συνολικό κόστος της επιχείρησης. Προτείνουμε να εντοπιστούν, κατ’ αρχήν, οι κυριότερες δαπάνες/κόστη που συμμετέχουν με ποσοστό μεγαλύτερο του 10% στο συνολικό λειτουργικό κόστος της.

Λαμβάνοντας υπόψη τη διάρθρωση της επιχειρηματικότητας στις Κυκλάδες, ενδεικτικά αναφέρονται δαπάνες που συνήθως έχουν αυτό το χαρακτηριστικό:

• το κόστος κατανάλωσης ενέργειας
• τα ενοίκια εγκατάστασης της έδρας ή αποθηκών
• το κόστος αγοράς των εμπορευμάτων και των αναλώσιμων
• το κόστος μεταφορών
• το κόστος προώθησης
• το χρηματοοικονομικό κόστος

Σημαντικό είναι, πέραν του ποσοστού συμμετοχής κάθε κατηγορίας δαπάνης στο συνολικό κόστος λειτουργίας, να υπολογισθεί και να παρακολουθείται και το ποσοστό μεταβολής της αξίας /συμμετοχής κάθε κατηγορίας από έτος σε έτος.

Παράδειγμα: σε τουριστική επιχείρηση που λειτουργεί ξενοδοχειακή μονάδα 3 αστέρων, εκτιμάται ότι το ποσοστό συμμετοχής της δαπάνης «εκτυπώσεις» ανέρχεται το τρέχον έτος στο ποσό των 2.000€ που αντιπροσωπεύει το 2% του συνολικού ετήσιου κόστους λειτουργίας. Με βάση όσα έχουν ανωτέρω αναφερθεί η συγκεκριμένη δαπάνη δεν θα λάμβανε προτεραιότητα για εξορθολογισμό. Αν όμως, εξετάζοντας τα αντίστοιχα στοιχεία του προηγούμενου έτους, διαπιστώσουμε ότι το μεν συνολικό ετήσιο λειτουργικό κόστος ήταν στα ίδια φετινά επίπεδα των 100.000€ ενώ το κόστος των εκτυπώσεων δεν ξεπέρασε το ποσό των 1.500€ διαπιστώνουμε ότι η ετήσια μεταβολή του απόλυτου μεγέθους της δαπάνης αλλά και του ποσοστού της συμμετοχής είναι 33%. Το γεγονός αυτό θα πρέπει να σηματοδοτήσει την ανάγκη διερεύνησης της δαπάνης αυτής.

Έχοντας αυτή την πληροφορία, η επιχείρηση μπορεί να αποφασίσει ποιο κόστος/δαπάνη μπορεί να μειώσει χωρίς να έχει σοβαρό αντίκτυπο στην λειτουργία της.

Το διάγραμμα που ακολουθεί παρουσιάζει την προτεινόμενη μεθοδολογία